Como se puede extraer informacion de diferentes casos a uno mismo para poder trabjajar y modificar esta informacion?

Se desarrollo un proceso en el cual se genera una orden de servicio (caso individual) al recibir equipos de computo, este al avanzar desde la recepción hasta la entrega pasa por varios departamentos en el cual uno de esos es solicitar refacciones y asignarlas a un proveedor especifico, aquí la pregunta sobre esto seria si se puede crear un proceso en el cual extraiga la información de las refacciones de los distintos casos y se pueda trabajar sobre esta información y se guarde en sus respectivos casos?